Legalización de documentos en los Emiratos Árabes Unidos para España

La digitalización no ha simplificado únicamente la forma de obtener información, sino que también ha permitido que los procesos burocráticos sean mas simples, eficaces y rápidos. Muestra de ello es el nuevo procedimiento de legalización de documentos públicos que ha instaurado Emiratos Árabes Unidos (EAU).

Tradicionalmente, esta legalización de documentos implicaba un proceso largo y costoso que a menudo requería múltiples pasos e interacciones físicas con diversas autoridades. Sin embargo, los EAU han sido pioneros en este proceso, que, sin formar parte de la Convención de Génova, han creado un sistema conveniente y accesible para empresas e individuos.

Desarrollos clave en la legalización de documentos

Uno de los factores clave que propiciaron la simplificación del proceso de legalización de documentos públicos es la introducción del sistema de certificación online, que podemos encontrar en la página oficial del MoFAIC (Ministerio de Relaciones Exteriores y Cooperación Internacional en EAU). Este sistema permite a los usuarios solicitar la certificación de documentos de forma electrónica, eliminando la necesidad de visitas a las oficinas de esta institución.

Además, los Emiratos Árabes Unidos han adoptado el uso de códigos QR y firmas digitales para autenticar documentos. Estas tecnologías proporcionan un medio seguro y verificable para garantizar la autenticidad de los documentos, lo que agiliza aún más el proceso de legalización.

Antiguo proceso de legalización de documentos públicos en los Emiratos Árabes Unidos para España

El proceso tradicional de legalización de documentos en los Emiratos Árabes Unidos para España consistía en tres pasos:

1. Primeramente, el documento debía ser autenticado por el Ministerio de Justicia de los Emiratos Árabes Unidos.
2. Seguidamente, el documento tenía que ser legalizado por el Ministerio de Relaciones Exteriores de los Emiratos Árabes Unidos (MoFAIC)
3. Finalmente, debía ser estampado por la Embajada de España en Abu Dhabi.

Nuevo proceso para legalizar documentos públicos de los Emiratos Árabes Unidos para España

El nuevo proceso para legalizar documentos públicos de los Emiratos Árabes Unidos para España, como el poder de representación de un abogado, por ejemplo, puede ser más corto si los documentos están en formato digital o están certificados electrónicamente. Además, se debe de tener en cuenta los siguientes requisitos formales y materiales a presentar antesde iniciar el proceso de legalización:

1. El documento original debe de estar inglés o árabe (o una traducción oficial del mismo).
2. Una traducción jurada del documento al español. La traducción del documento se puede realizar tras la certificación del MoFAIC o posteriormente, tras haber estampado los documentos en la Embajada de España en Abu Dhabi. Si la traducción es realizada por traductores jurados designados por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación de España, será automáticamente válida en España (si te encuentras interesado contáctanos).
3. Una copia de su pasaporte u otro documento de identificación válido.

Teniendo en cuenta lo expuesto, el proceso de legalización consistirá en dos pasos:

Paso 1: Solicitar la certificación electrónica en el MoFAIC

El primer paso consiste en solicitar la certificación electrónica en MoFAIC. Esto se puede hacer de forma online a través del Sistema de Certificación Electrónica del MoFAIC (MOFA Documents Attestation). En el siguiente enlace puede consultar las diferentes tarifas: UAE attestation guide: documents, and marriage certificate (mofa.gov.ae)

Las tarifas dependen de la naturaleza del documento público: Certificados (AED 150 – 37,22€), Documentos Comerciales (AED 2000 – 496,3€), Facturas (AED 150 – 37,22€).

Una vez que haya enviado su solicitud con los documentos, el MoFAIC los revisará y verificará su autenticidad. Si los documentos se consideran válidos, el MoFAIC emitirá un certificado electrónico.

Se encuentra disponible en el portal de MoFAIC información acerca de los servicios de mensajería de los Emiratos Árabes Unidos para enviar documentos para su verificación:

• Envío Normal: (3 días laborables) - hasta 25 documentos por transacción.
• Envío Exprés: (1 día laborable) - hasta 10 documentos por transacción.

Además, indica que, para empresas ya registradas en el servicio de entrega (Zajel), ofrecen paquetes sin límite máximo para oficinas de autenticación y autorización de transacciones.

Paso 2: Presentar el documento certificado por el MoFAIC en la Embajada de España (Abu Dhabi)

El documento certificado debe presentarse en la Embajada de España en Abu Dhabi para ser reconocido y obtener un sello de esta entidad. Esto se puede hacer presentando el certificado electrónico en la embajada. El sello o estampa emitido por el Ministerio de Asuntos Exteriores de España confirma la autenticidad del certificado electrónico.

Antes de asistir a la Embajada en Abu Dhabi, debe concertar una cita con el Departamento de Legalización a través del siguiente enlace: Horario, localización y contacto (exteriores.gob.es)

El horario disponible de a la Embajada en Abu Dhabi es de 1:30 p.m. a 2:15 p.m., de lunes a viernes.

El proceso dura un día y puede recoger el documento al día siguiente sin cita previa de 1:30 p.m. a 2:15 p.m. presentando solo el recibo que le entregaron al depositarlo.

El costo es de AED 29 (7,196€) por sello, que se puede pagar en efectivo o con tarjeta. Por reciprocidad, estas tarifas serán de 54 dirhams si el ciudadano es británico, AED 47 (11,66€) si es irlandés y AED 184 (45,66€) si es estadounidense.

En caso de no poder acudir a su cita, puede enviar y recoger documentos mediante un servicio de mensajería (siempre con cita previa), o a través de un amigo o familiar.

Este proceso es más corto porque elimina el paso de legalizar el documento por el Ministerio de Justicia de los EAU. Esto se debe a que los documentos digitales y los documentos certificados electrónicamente ya tienen la autenticación necesaria para ser reconocidos en España.

Impacto en empresas y particulares de España y EAU

Como testigos del progresivo incremento de las relaciones comerciales y diplomáticas entre España y Emiratos Árabes Unidos, únicamente podemos decir que esta digitalización del proceso de legalización de documentos públicos no deja de ser un incentivo más para promover los negocios, los intereses y oportunidades entre Occidente y Oriente Medio.  Las empresas ahora pueden agilizar las transacciones y los contratos que involucran a socios internacionales de manera más eficiente, lo que conduce a cierres de acuerdos más rápidos y costos reducidos. Los particulares, por otro lado, ahora pueden procesar documentos personales, como certificados educativos o certificados de nacimiento, de manera más rápida y fácil, lo que facilita su participación en oportunidades educativas internacionales o procesos de inmigración.

Resumen

Los Emiratos Árabes Unidos (EAU) han simplificado el proceso de legalización de documentos digitales y certificados electrónicos. Este nuevo proceso es más conveniente, accesible y más corto que el proceso tradicional. Los procedimientos simplificados tienen un impacto positivo tanto en las empresas como en los particulares al agilizar las transacciones y facilitar el procesamiento de documentos personales. Este cambio refleja el compromiso de los EAU con la transformación digital y la innovación.

Tiempo requerido: El tiempo total para legalizar un documento en EAU para España sería de aproximadamente 4 a 5 días hábiles (depende de las fechas disponibles de la Embajada de España en Abu Dhabi).

Inés Piñel Lorenzo

Legal Consultant
Elnaggar & Partners